仕事の小話「Excelが苦手な人が試してみるといいこと」

事務の仕事でほぼ必ず使うことになるExcel。

扱える人と扱えない人で、作業にかかる時間が全然違います。

でも「パソコン全般が苦手」「Excelが苦手」という人は結構多くいます。

得意になる必要はないので、苦手意識だけでもなくなれば気持ちが楽になりますよ。

Excelが苦手という人は、もう最初から苦手ですよね。

例えばあるセルに入っている式や関数を、下に10行コピーするのを、一行づつコピー＆ペーストしている人を見かけました。

式の中の固定すべきポイントに絶対値を設定して、セルの右下のフィルをクリックしたまま必要な行まで下ろせばあっという間なのですが、知らなければひとつひとつコピペです。

Excel苦手な人は、一番初心者向きの解説書を一冊だけ読んでください。

読む時間がないかもしれないし、読んでもわからないと思う人もいるでしょうが、ここは一冊だけでいいので我慢して読んでください。

Excelは使いこなせれば本当に色んな機能があって、とても仕事が楽になる便利なツールです。でも、奥が深すぎて初心者にはかえって「難しくて使いにくそう」という印象になるのです。

初心者用の解説書でまずExcelでどんなことができるのかを知ってください。

学校でExcelを習ったという人以外は、案外知らないことが多いものです。

とりあえず一冊読み通しておくと、Excelにさわっているときに「これは読んだ気がする」

というのが出てくるはずです。

Excel独特の基本用語にも慣れておくと、解説書に書いてあることがだんだんわかるようになってきます。

基本がわかるようになったら、次の段階の解説書を読むのもいいですし、ＰＣ雑誌でofficeやExcelの記事が載っているのを、たまに読んでみるのもいいでしょう。

そういう雑誌に付録で「Excelのワザ大特集」のような冊子がついていることがあります。

どのレベルのワザが載っているかパラパラと見て、自分が普段苦労している部分が楽になるワザが書いてあれば、買ってみるといいでしょう。

そういう冊子は、見出しごとに簡潔にまとめてあるので、ワザが探しやすくわかりやすいです。

Excelが苦手な人の多くは「関数」が苦手です。

関数という言葉だけで身構えるし、実際の式を見ても？？？となりますよね。

数学の関数と混同してしまいそうですが、Excelの関数は数学の関数とはほぼ関係なくて、「文章で書くと長いから英数字で条件を指定している」だけです。

単純な数式がわかるようになれば、それがマトリョーシカのように幾つか重なり合って、複雑に見える数式ができていることがわかるでしょう。

式の構造は決まっていて、それはごく単純です。幾つか重なっているので複雑に見えるだけです。

まずは式の構造を理解しましょう。

そして他人が作った数式を見てみましょう。

その答えから式を理解してみるのです。

答えがすでに表示されているので、その答えを導くためにどういう数式が必要で、どんな関数が使われているのか、自分で作るよりもわかりやすいです。

最後にまとめると、

１.　Excelでどんなことができるか知るために一番初歩の解説書を読む。

２.　他人が作った数式を見てみる。

このふたつです。

Excelをどうしても扱わなければいけない立場の人が、少しでも苦手意識を克服できればと願っています。