仕事の小話「電話をとる」

会社の電話を取ることはありますか？

昔は電話を取るのは新人の仕事と言われていました。
今も事務職の新人は、まず電話を取ることをまかされることが普通です。

 

電話の内容に対処はできなくても、手がふさがっている先輩の代わりに出て、相手の名前や用件、連絡先を聞いて折り返し連絡する旨を伝えれば、かかってきた電話を鳴らしっぱなしで放置せずにすみます。

メールやLINEのやり取りが増えて、個人でも電話を利用することが少なくなった昨今、会社の電話を受けるのは初めは尻込みしますね。

一般的に３コール以内に電話に出る、と言われます。
実際は、よほど人が居ない時や手がふさがって無い限り、３コールも相手を待たせませんし、待たされることもあまりありません。
「何コールまでに出るように」という指示は会社にもよると思いますが、電話が鳴ったらあまり相手を待たせずに出る、というのが基本です。

 

電話では、心持ち明るい声で話しましょう。
自分の声が相手にどんな風に聞こえるか知っていますか？
声質にもよりますが、普通に話すのと同じトーンだと、暗くて聞き取りにくくなることがあります。

自分の声が電話でどんな風に聞こえるか、自分の携帯の留守電に自分の声を録音して聞いてみるとわかりますよ。自分で思っているのと結構違っていて勉強になります。
暇なときにぜひ試してみてください。

初めの頃は、相手の会社名や名前が聞き取れないこともあるでしょう。

聞き取るのに精一杯で、メモを取れずに誰からの電話か後で思い出せなくなる、ということもあります。
失礼にならないように復唱したり、聞き直してください。

私は昔、上司から「とりあえず電話を取ってくれたらいいよ。そして相手が名乗った会社と名前を声に出して復唱して。周りがちゃんと聞いてるから心配しなくていい」と言われ、安心して電話をとれるようになりました。
メモを取りそこねた時も、相手の名前を復唱した時に近くの先輩が聞いていて「○○社の△△さんね」と、フォローしてくれました。なかなか恵まれた環境だったと思います。
新人を迎える先輩方も忙しいでしょうが、ぜひ新しい仲間のフォローをお願いします。

後は、相手に伝わるようにわかりやすく、明瞭に話すこと、語尾まできちんと発音することを心がけてみましょう。
最後に「失礼いたします」となどと言って電話を切る際、時々もう相手が聞いてないと思って「・・・いたします」が、それまでのトーンと違って急にいい加減になる人がいます。
しっかり聞こえているし、かなり印象が悪いので、電話を切るまでは相手が目の前にいると思って話しましょう。

初めは怖い電話ですが、出て慣れるしかないので、積極的に出た方がかえって気が楽になりますよ。
頑張ってください。